過去中山大學推廣教育課程資訊入口網站，僅提供基本的業務單位、業務服務及課程資料露出，但因僅限於課程資訊露出，無法有效的整合各系所的開課課程，且開課審核流程繁雜，舊有的學籍系統也不敷使用，導致大多的作業皆為紙本方式進行，無法整合管理。
於本次網站改版建置，除了提供線上課程報名服務之外，整合所有系所開出的課程資訊，從計劃書建立、計劃書審核、課程建立、課程報名、報名資格審核，更延伸後續證書、成績單產出..等服務，透過多次的訪談，瞭解現有的管理機制，最後協助客戶建立推廣教育的數位作業流程。
透過系統流程設計，讓 開課前、開課中、結業後 所有服務，將能在此平台上統一管理，讓 學生、教師、系所開班單位及管理員 都能在此平台上便利應用，更重要的是留下了數位化的資訊，讓未來開課、行銷策略都更能有所依據。
一條龍的服務設計，滿足多個身分的使用需求。
主要使用此平台的目標客群為
1.管理人員
2.各科系開班人員
3.教師
4.學生
依據不同的對象，於網站使用的需求也全然不同，透過整合的服務及配套的流程規劃，讓不同的使用者使用此平台時，皆能滿足不同階段的使用需求。
從無到有，設計專屬的服務流程
雛型介面輔助，消彌兩方的認知差異
因需求來源者並非專業的技術人員，且整個推廣教育服務流程有屬於單位的管理know-how，透過雛形呈現，將無形的需求轉化成實體介面除了讓使用者可先了解系統上線後，實際操作的步驟，也能透過有形的介面，磨合彼此的想法與理解程度，達到更有效的溝通。
議題追蹤，有效記錄不同形式的討論議題
於專案的歷程中，將有來自不同型式的高頻率溝通討論，透過雲端的議題追蹤清單，確保每次的討論議題可如實記錄，並被解決，同時可公開給相關人員檢視，將資訊同步更新。
從客戶的角度出發，提供適合的解決方案
思考系統規劃除了配合現有的行政流程之外，我們更以客戶角度思考，如何讓未來的管理人員能更輕鬆上手，並考量未來可能的狀況，保留系統的彈性設計，提供最合適的解決方案，例如：因課程類型多元，需產製證明書多達10種，包含學員證、中英文學分/結案證書、獎狀及中英文成績單等，每種證書的格式、使用的文字字體、大小、版面皆全然不同，過去為人工登打於文書處理軟體後列印產出，非常費時且容易出錯。
我們透過線上成績輸入流程設計，幫助系所開班人員辨識符合領取證書的學員名單，並透過線上申請證書流程，由系所開班人員向管理單位申請證書核發，管理人員可由系統線上產製不同證書，系統保留人工登打服務彈性，讓未來遇到不同狀況也能因應使用。
證書產製作業流程圖
證書產製後的成品展示